Assistant·e de direction à la CDEFI (CDI)

CDEFI - Mise en ligne : 20/09/2024
À propos de la CDEFI
 
Fondée en 1976, la CDEFI (Conférence des directeurs des écoles françaises d’ingénieurs) réunit l'ensemble des directeurs et directrices des établissements ou composantes d'établissements, publics ou privés, accrédités à délivrer le titre d’ingénieur diplômé. Elle a pour principale mission d'étudier tous sujets relatifs au métier et à la formation des ingénieurs, ainsi qu'au développement de la recherche et à la valorisation de celle-ci. Elle a, de plus, vocation à promouvoir l’Ingénieur de l'école française, dans le monde comme en France. Ainsi, la dimension internationale est au cœur de ses préoccupations, notamment dans l'espace européen de l'enseignement supérieur et de la recherche.
 
Placée sous la coordination de la directrice exécutive de la CDEFI et dans le souci des besoins des membres de la CDEFI, l’assistant·e de direction de la CDEFI occupe un poste pivot au sein de la structure permanente prenant en charge la gestion du secrétariat, la diffusion de l’information, la mise à jour de la base de données, le suivi des prestataires, le suivi des notes de frais et factures, la réalisation matérielle, logistique et la mise en œuvre d’actions ou d’événements. 
 
Activités principales 
  • Accueil des visiteurs, gestion du standard téléphonique, gestion du courrier
  • Diffusion des documents d’information
  • Rédaction, saisie, mise en forme de divers documents (courriers, rapports, etc.), reproduction et/ou copie, numérisation et diffusion
  • Rédaction de courriers, d’e-mails, de comptes rendus, de procès-verbaux, de délibérations, etc.
  • Organisation des déplacements (réservation des transports et hébergements, gestion des ordres de mission et des états de frais)
  • Gestion des notes de frais, des fournisseurs et clients : suivi des factures, mise en règlement des factures, émission de factures.
  • Gestion des agendas, prise de rendez-vous
  • Tenue de l’agenda des réunions de la CDEFI et suivi des réunions extérieures pour lesquelles la CDEFI est sollicitée
  • Organisation logistique des réunions et événements (convocations, réservation des salles, préparation des dossiers, etc.)
  • Gestion des salles de réunion de la CDEFI : réservation, accueil, préparation des salles, réponse aux sollicitations
  • Commande de prestations de services extérieurs (prestations de bouche, société de nettoyage, fournitures, etc.)
  • Tenue à jour des fichiers de données et listes de contacts : mise à jour de l’annuaire, des fichiers et des bases de données
  • Classement et archivage (papier et numérique) les documents et informations notamment les conventions et accords signés.
Compétences requises
  • Maîtrise du Pack Office et d’Internet
  • Sens de l’organisation, de la priorisation et de la planification, rigueur
  • Excellentes capacités rédactionnelles
  • Capacités relationnelles développées
Qualités
  • Autonomie, rigueur et fiabilité, attention portée aux détails et à la présentation
  • Sens du service pour l’intérêt général de la CDEFI et de ses membres
  • Fiabilité
  • Esprit d’équipe, bon relationnel, devoir absolu de réserve et discrétion
Profil
Formation : bac+3 en gestion administrative
Expériences requises : au moins deux ans sur un poste similaire
Intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur

Pour en savoir plus et postuler
 
Plus de détails
LES NOMINATIONS DE DIRECTEURS
Éric JAEGER
Directeur par intérim de l'ENSTA Bretagne
Alexandra BERTRON
Directrice de l'INSA Toulouse
Lionel TORRES
Directeur de Polytech Montpellier
 Toutes les nominations
La CDEFI en direct !